E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen
Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Schutz vor Datenverlusten

Anwender können wichtige E-Mails nach Belieben oder aus Versehen unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen können so täglich wichtige Daten verlieren.

Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen durch das Aufsetzen einer Journal-Archivierung nach den empfohlenen Vorgaben vollständig archiviert werden. E-Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste
vollständig ausgeschlossen werden.

Rechtliche Sicherheit

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, E-Mails über viele Jahre hinweg
vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.
Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten
Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Darüber hinaus erleichtert die Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.

Weitere Informationen zur rechtssicheren E-Mail Archivierung

Warum das HiBit Mail Archiv?

  • Reduzierung von IT-Kosten und Aufwänden
  • Steigerung der Produktivität
  • Unabhängigkeit vom E-Mail-Server
  • Unabhängigkeit von externen Anbietern
  • Archivierung direkt beim Eintreffen und vor dem Versand
  • Niedrige Kosten

Mehr Informationen finden Sie auf dem Datenblatt

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